Un logiciel de caisse est défini comme un programme informatique pourvu de fonctionnalités ou d’options de caisse. Il s’agit d’un système de caisse utilisé pour garder une trace des paiements liés aux ventes et prestations de services d’un assujetti à la TVA. L’enregistrement est de type extra-comptable puisque les opérations ne nécessitent pas obligatoirement une écriture comptable. Les données en mémoire sont celles liées directement ou indirectement à toutes sortes de transactions. Toutefois, une question se pose : qui a l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse ?

Qui est concerné par le logiciel de caisse ?

Le système de caisse est un outil qui se révèle particulièrement utile pour améliorer la gestion de son commerce. En dépit de toutes les vertus qu’on lui reconnaît, l’usage d’un logiciel de caisse est loin d’être obligatoire. Toutefois, plusieurs obligations prévalent dès qu’on prend la décision de recourir à un logiciel de caisse. Avec la mise en application de la loi de finances pour 2018, tout système de caisse utilisé dans un commerce doit être certifié conforme à la norme NF525 comme le sont les logiciels mis à la disposition des commerces par Apitic.

En outre, les commerçants sont tenus de fournir une note aux clients pour les transactions d’une valeur excédant 10 €. Il leur est aussi demandé de disposer d’un journal de caisse à jour pour toutes les transactions en espèces. La tenue d’un livre de caisse est obligatoire pour les commerces qui font de la vente au détail. Les données figurant dans le journal doivent être entrées en ordre chronologique tout en renseignant la TVA appliquée au produit, le montant TTC et hors taxes, la date et la nature de la transaction. Il est aussi important que tous les encaissements et décaissements soient documentés. Réaliser manuellement toutes ces opérations est chronophage et expose à des erreurs. Passer par un logiciel de caisse certifié facilite considérablement ces tâches et permet aussi de gagner du temps. Si vous désirez en savoir davantage sur les solutions de gestion d’un point de vente, visitez le site Gataka.

L’obligation de certification, pour qui ?

L’obligation de certification s’applique aux professionnels qui ont l’usage d’un logiciel de caisse ou d’une solution de caisse dématérialisée. Par ailleurs, l’obligation peut également être appliquée à des outils ou des systèmes de mesure réglementés équipés d’une fonction de caisse. Il en va de même pour les distributeurs automatiques. Dans ce cas, la certification ne doit pas être attribuée à l’outil, mais à la fonction de caisse.

Pour des systèmes ou équipements liés à des logiciels de caisse interconnectés, la certification est faite d’une manière séparée. La certification d’un système de caisse garantit plusieurs impératifs : inaltérabilité, sécurité, conservation des données et archivage. Ces conditions permettent un meilleur suivi des recettes et facilitent les contrôles fiscaux.

Logiciel de caisse certifié, des exceptions à signaler ?

L’obligation de certification ne concerne pas ceux qui sont non assujettis à la TVA, ou qui en sont exonérés. Les professionnels qui travaillent en B2B ou qui font du commerce interentreprise sont aussi dispensés de la mise en conformité au même titre que ceux qui dépendent du RFA (régime de remboursement agricole) ou ceux à qui s’applique le régime en base de TVA. Les exceptions s’étendent également aux commerces qui se servent de registres papiers ou de systèmes de caisse dépourvus de fonctionnalités de sauvegarde ou d’enregistrement automatique de données.

Pour les professionnels qui souhaitent mettre leur logiciel de caisse aux normes, la démarche est assez simple. Il leur suffit d’en informer l’éditeur ou le fournisseur dudit logiciel. C’est lui qui s’occupera de la procédure de certification. Quand l’obligation de certification est justifiée, y déroger expose à des sanctions, dont une amende de 7500 €.